Tài
liệu nội sinh theo thuật ngữ chuyên ngành còn gọi là: “Tài liệu xám (TLX), Tài
liệu không công bố” được hình thành trong quá trình hoạt động nghiên cứu khoa học,
học tập, lao động và sản xuất của các đơn vị chuyên môn
Dù
vẫn còn nhiều tranh cãi khác nhau về tương lai phát triển, tính học thuật, tính
tin cậy, mức độ phổ biến của TLX, người ta không thể phủ nhận TLX đang dần khẳng
định vị thế là một nguồn tài nguyên thông tin quan trọng, đặc biệt cần thiết
cho những người làm công tác giảng dạy và nghiên cứu khoa học.
TLX
cũng cho người ta thấy cái nhìn vừa tổng quan lại vừa chuyên sâu về một chuyên
ngành, lĩnh vực, chủ đề cụ thể do bản thân TLX thường tập trung vào một ngành,
chuyên môn nào đó.
Bên
cạnh đó, TLX góp phần bổ sung vào nguồn tài nguyên thông tin miễn phí cho cộng
đồng người sử dụng, đặc biệt là ở các nước đang và kém phát triển. Một số nhà
nghiên cứu còn cho rằng, TLX ra đời nhanh chóng, mang tính linh hoạt cao, cập
nhật, cung cấp nhiều thông tin và kiến thức mới về lĩnh vực mà nó nghiên cứu.
Tài
liệu xám rất đa dạng, phong phú, khó có thể kể hết. Một số loại TLX hay được nhắc
đến và sử dụng là:
Báo cáo kỹ thuật, các bài trình bày tại hội
thảo, kỷ yếu
Các bộ tiêu chuẩn
Bằng phát minh, sáng chế
Bản tin nội bộ
Văn bản và tài liệu chính phủ
Tiểu luận, luận án luận văn
Bài giảng, bài thuyết trình
Bảng thống kê
Bản thảo của bài báo, sách …
Tờ rời, thư mục, danh mục …
Các ấn phẩm miễn phí khác
Theo
ý kiến của một số tác giả như Weintraub, loại tài liệu phổ biến nhất là tài liệu
và văn bản chính phủ, bao gồm các luật, bộ luật, thông tư, chỉ thị, hướng dẫn,
nghị định, báo cáo tổng kết ... Ở Mỹ có riêng một cơ quan là Cục in ấn chịu
trách nhiệm xuất bản và phổ biến các tài liệu chính phủ. Một loại tài liệu khác
cũng rất phổ biến và có vai trò vô cùng to lớn với giới học thuật là kỷ yếu hội
thảo, luận án luận văn. “Phổ biến” ở đây có nghĩa là hầu như cơ quan giáo dục
nào cũng có các loại tài liệu này do chính cán bộ nhân viên và người học của cơ
quan đó sản sinh ra và được lưu trữ tại cơ quan. Tuy vậy, để có thể truy cập và
sử dụng chúng là điều không dễ dàng, do người sử dụng bên ngoài cơ quan không
biết đến sự tồn tại của chúng hoặc không biết cách tra cứu.
TLX
thường ở 2 dạng cơ bản là in ấn và điện tử, một số ít được lưu trong các đĩa
CD-ROM.
Trong
quá khứ, để sử dụng TLX người dùng thường phải đến tận nơi lưu trữ hoặc chờ nhận
được bản sao của TLX chuyển tới qua đường thư tín. Việc này làm mất khá nhiều
thời gian và công sức của người dùng.
Theo
Mackenzie, TLX truyền thống có các đặc điểm chính sau đây:
Liên quan đến đối tượng thông tin mang tính
vật lý: ở dạng bản cứng, do các cá nhân hoặc tổ chức tạo ra TLX xuất bản và
phát hành
Chủ thể tạo ra TLX không thuộc ngành thông
tin theo đúng nghĩa (nhà xuất bản); họ là tổ chức, cá nhân trong các lĩnh vực
khác như trường đại học, viện nghiên cứu, cơ quan nhà nước
Với cá nhân, tổ chức tạo ra TLX,việc tạo ra
và phổ biến sản phẩm thông tin không phải là mục đích chính; không có một cơ cấu
phổ biến TLX chính thức
Thiếu cơ cấu phổ biến chuẩn mực dẫn đến việc
các tổ chức trung gian như thư viện phải có chính sách bổ sung phù hợp đối với
loại hình tài liệu này
Cần công cụ thư tịch chuyên biệt nhằm tạo
thuận lợi cho quá trình xác định và tiếp cận TLX
Hiện
nay, với các TLX mới ra đời, ngoài hình thức in ấn, TLX thường có thêm ấn bản
điện tử, lưu trữ trong các cơ sở dữ liệu, trên website của cơ quan sản sinh ra
chúng mà người ta thường gọi là TLX ở dạng điện tử. Ngoài ra, các cơ quan, tổ
chức sản sinh ra TLX ngày nay cũng đang nỗ lực và chú ý nhiều hơn đến việc giới
thiệu, quảng bá về TLX của đơn vị mình, chứ không còn để chúng ở dạng “hữu xạ tự
nhiên hương” nữa. Họ thường giới thiệu về TLX của mình tại các hội thảo, hội
nghị, tọa đàm, đưa chúng vào danh mục tài liệu, vào các tờ rơi, sách hướng dẫn
… Thậm chí một số cơ quan, đơn vị còn gia nhập vào các dự án nguồn học liệu mở
nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho người dùng và mở rộng mức độ phổ biến cũng như
phạm vi ảnh hưởng của các TLX đó.
Tìm
kiếm TLX như thế nào?
Do nguồn gốc phong phú và bản chất ‘không
được xuất bản” nên rất khó tìm kiếm được
TLX. Người ta có thể tìm TLX thông qua các cơ quan, tổ chức, đơn vị có khả năng
xuất bản loại TLX đó nhiều nhất. Ví dụ như để tìm TLX về y học, người ta có thể
vào các website của các trường đào tạo chuyên ngành y học, các viện y học… Việc
tìm kiếm TLX trên mạng cũng làm người dùng tốn rất nhiều thời gian do phải tra
cứu giữa các nguồn thông tin khổng lồ.
Ngày nay, với sự ra đời của internet và
công nghệ số, việc tìm kiếm TLX đã trở nên dễ dàng hơn, do người dùng chỉ cần
ngồi tại chỗ và click chuột để tìm kiếm. Tuy vậy, do nguồn thông tin khổng lồ của
TLX, do cách tra cứu và lệnh tìm kiếm của các nguồn TLX không giống nhau, việc
tra cứu cũng còn gặp nhiều khó khăn. Để tìm TLX, hiện nay người ta thường dựa
vào:
Danh mục cổng thông tin TLX
Cơ quan, đơn vị, tổ chức có khả năng tạo ra
tài liệu xám theo chủ đề, đề tài cần tìm
Dùng các công cụ tìm kiếm (google, yahoo …)
liên quan đến khoa học, sử dụng từ khóa
Qua thư mục tìm kiếm công cộng trực tuyến
như OPAC
Đề nghị nhân viên thư viện giúp đỡ
Qua hình thức truyền miệng
Dù
còn rất nhiều tranh cãi xung quanh TLX, người ta không thể phủ nhận, số lượng
các TLX ngày càng phát triển đến mức hiện nay không thể thống kê được chính xác
là bao nhiêu. Bên cạnh đó, ngày càng nhiều nhà nghiên cứu, chuyên gia tìm kiếm
và trích dẫn các TLX; nói cách khác, TLX trở thành một trong những nguồn tài liệu
tham khảo phổ biến đối với giới học thuật. Đa số người dùng ngày càng có niềm
tin hơn vào tính chuyên nghiệp, độ tin cậy của TLX.
Ngoài
ra, bằng cách đơn lẻ hay hợp tác, các cơ quan sản sinh ra TLX đang cố gắng xử
lý loại hình tài liệu này nhằm tạo thuận lợi cho việc nhận diện chúng, cung cấp
kết nối trực tuyến, các lệnh tìm kiếm nhiều hơn nhằm tạo thuận lợi tối đa cho
người dùng tìm kiếm và truy cập TLX. Và đặc biệt, trong tương lai, theo một số
nhà nghiên cứu trong đó có Mackenzie, có thể vai trò của ngành công nghiệp xuất
bản sẽ bị lu mờ do sự lớn mạnh của một môi trường thông tin mà ở đó “xám” sẽ là
phương thức phát hành chủ yếu.
Tuy
vậy, vẫn còn nhiều vấn đề mà các cơ quan sản sinh, người sử dụng và nhà nghiên
cứu về TLX đang quan tâm và tìm phương hướng giải quyết. Các vấn đề đó cơ bản
bao gồm:
Làm thế nào để TLX có tính kiểm soát thư mục,
dễ truy cập hơn?
Chuẩn về nội dung và siêu dữ liệu của TLX
có phù hợp và mang tính quốc tế để truy cập TLX
TLX hiện nay và TLX ở dạng hồi cố được đưa
lên website sẽ mang lại lợi ích gì?
Làm thế nào để khẳng định là TLX sẽ hữu ích
hơn nữa trong tương lai nếu không có công cụ để đảm bảo việc truy cập đến tất cả
các nội dung của TLX
Phương pháp và mô hình mới nào có thể đảm bảo
rẳng giá trị của TLX luôn đến được với các nhà nghiên cứu
Làm thế nào để tận dụng thế mạnh internet
và giảm thiểu khó khăn mà internet và công nghệ số mang lại cho TLX
Kết luận
Dù
được ủng hộ hay vẫn còn chịu nhiều nghi ngại, TLX vẫn sẽ là một trong các nguồn
tài liệu tham khảo thông dụng của giới học thuật, ngày càng có nhiều người tìm
đến TLX như là một trong những tài liệu quan trọng và chính thống. Và dù dạng
in ấn có giảm đi, TLX vẫn tồn tại cả ở dạng truyền thống này và dạng điện tử.
Tóm lại, ngay cả một số người dù vẫn chưa nhìn TLX ở vị trí nào trong tương lai
cũng khẳng định rằng tương lai đó chắc chắn sẽ tươi sáng hơn.
Nhận xét
Đăng nhận xét